אירוע עסקי נערך לטובת מטרה מוגדרת ומוזמנים אליו אורחים חשובים אשר קשורים לעסק בקשרים עסקיים ואחרים. האירוע יכול להיות לרגל השקת מוצר, תאריך חשוב ליסוד העסק דוגמת עשור או יובל, אירוע פתיחת חגיגות קיץ, אירוע הוקרה ללקוחות ועוד כהנה וכהנה. כל אירוע כזה נערך במשך שעות ספורות אבל ההכנות אליו אמורות להיות יסודיות. על מנת שהוא יצליח היטב יש לתכנן אותו בצורה מסודרת ולא להשאיר שום דבר ליד המקרה. ההיפך הוא הנכון. יש צורך לתכנן תכניות גיבוי למקרה ומשהו משתבש. יש מספר שלבים הכרחיים ויש צורך לקבל מספר החלטות חשובות וקריטיות.

בחירת מיקום האירוע

אחד הדברים החשובים הוא בחירת המקום. הוא צריך להתאים לתקופת השנה, לכמות האורחים והרכבם (האם יהיו גם ילדים?), לשעות היום או הערב וכדומה. בקיץ ניתן לקיים אותו במקום פתוח ובחורף עדיף באולם סגור. כאשר כמות האורחים קטנה יחסית ניתן לבחור מקום נעים ואינטימי. אין טעם להזמין מקום גדול לכמות מצומצמת של אורחים ש"ילכו לאיבוד" בתוך המרחב הענק. מאידך, מקום קטן מדי יגרום לצפיפות בלתי נסבלת. מקום כזה חייב להיות מצויד במערכות מולטי מדיה הכוללות מסכים, רמקולים, מיקרופונים וכדומה שנועדו לאפשר הקרנת מצגות, סרטונים וכדומה, לנשיאת נאומים וברכות, להעלאת קטעי בידור ועוד. יש צורך גם לדאוג לתפאורה מתאימה. רבים מהמקומות הללו מספקים גם קייטרינג אבל, במקרים רבים, קיימת אפשרות לשכור את המקום ולהזמין בנפרד שירותי קייטרינג.

עיצוב הזמנות לאירוע

לאחר שנקבע תאריך יש להכין הזמנות ולשלוח אותם באמצעי תקשורת מקובלים. רבים מהעסקים משקיעים בהזמנה שמהווה מעין פתיח לכל האירוע. עיצוב ההזמנה ייעשה בהתאמה לסוג האירוע. היא יכולה להיות רשמית, חגיגית, היתולית ועליזה וכדומה. גם כאן ניתן לשכור שירותי גרפיקאים יצירתיים. אחד האלמנטים החשובים ביותר הינו הקייטרינג כאן קיימות אין סוף אפשרויות התלויות באופי האירוע, בטעם המארחים, בצרכיהם, בכמות המוזמנים, בסוג האורחים וגם בתקציב. קייטרינג יכול להיות חלבי או בשרי, או שניהם גם יחד, צמחוני, גורמה, עממי, עם מספר מנות רב או סוג של כיבוד קל וכדומה. התפריט יורכב בשיתוף השף של הקייטרינג. כמובן שאם ישנה חשיבות לשירות קייטרינג כשר למהדרין – יש לבחור בעסק עם תעודת כשרות מתאימה.

צוות העובדים במהלך האירוע

אירוע עסקי חייב להיות מנוהל היטב, ולשם כך, יש צורך בצוות עובדים, מלצרים ואנשי שירות נוספים. תפקידיהם יותאמו לאופי האירוח. אם יהיה צורך הם יגישו מנות לשולחן ובמידה ויהיה מזנון פתוח הם יעסקו בהגשת אוכל בעמדות החלוקה ובמטלות אחרות נדרשות. יש צורך לתכנן את לוח הזמנים של הערב. שיכלול. קבלת פנים הכוללת נשנושים קלים של מנות פתיחה, נשיאת דברים, ארוחה, חלק אומנותי אם קיים, ריקודים, אם מתוכננים, מנות אחרונות וכדומה. סדר האירועים ייבחר בהתאמה לאופי האירוע. מומלץ לכל בעל אירוע כזה להיעזר באנשי מקצוע אשר יכולים לדאוג לכל הפרוצדורה המורכבת הזאת. הם מנוסים מאוד ויכולים לסייע ב"הרמת" אירוע עסקי מוצלח מאוד.